مشاكل الأرشفة الالكترونية

مشكلة تطور الأجهزة والنظم الإلكترونية:
يحترز الأرشيفيون اليوم من الأرشفة الإلكترونية بحكم التطور السريع الذي تشهده الأنظمة البرمجيات الإلكترونية ، ذلك أن الأرشيف الإلكتروني كسجلات وجب الحفاظ عليها ويجب أن تدخل حيز النظام الأرشيفي المعمول به خلال الطرق الأرشيفية التقليدية وذلك بمعالجته وحفظه حتى يحافظ الميدان على خصائصه وقيمته العلمية والبحثية والتاريخية، وفي هذا الإطار يقول مسؤول الأرشيف الرقمي بولاية واشنطن الأمريكية " آدام جونسون" " إن المحتويات هي التي تدفع للاحتفاظ وليس الوسيط الذي كتب عليه"، غير أن أهمية المحتويات توازي هي الأخرى الأوعية لأنه بضياع الوعاء تضيع المعلومات التي يتضمنها.
وبالتطور الذي تشهده التقنية الحديثة اليوم، يجعل من الصعب على الأجهزة الحديثة قراءة المنظومات القديمة التي من خلالها تم حفظ الوثائق الإلكترونية، ووثيقة الأمس لا يمكن قراءتها بأنظمة وأجهزة اليوم والغد فما الحل بالنسبة للأرشيف الإلكتروني الذي ينبغي حفظه لعقود من الزمن وربما للبد لأهميته ؟؟؟
كما أن الوثيقة الإلكترونية قابلة للانعدام والهلاك سواء كان المتعمد أو التقني أو حتى الطبيعي، وقد حدد الافتراضات اليوم عمر الوثيقة الإلكترونية بثلاثين عاما، وإن لم نصل إلى هذه المدة منذ أن خلقت الوثيقة الإلكترونية نظرا لحداثتها، إلا أننا نعتبر أن هذه المدة غير كافية للحفظ الدائم للأرشيف الإلكتروني ، لذلك يقترح الفنيون المختصون في مجال التقنية ضرورة تهجير الوثيقة الإلكترونية بصفة دورية Periodical Migrartion Continuim وذلك طوال عمر الوثيقة الأرشيفية الإلكترونية حتى تتمكن من مواكبة التطورات التي تحصل للأجهزة والأنظمة الإلكترونية المستمرة، ولكن هذا في حد ذاته يمثل خطرا على محتوى الوثيقة الأصلي الذي يمكن أن يتغير أو يتلف منه جزءا وكذلك من شأنه أن يغير المعطيات المحيطة بالوثيقة أو ما يسمى باتلميتاداتا التي هي في حد ذاتها معطيات أرشيفية يتم الأخذ بها خلال المرحلة النهائية للوثيقة.
من جهة أخرى يقترح بعض الفنيين تخزين المعلومات في شكل نصوص عادية مثل unicode / ASCII وهي التي يمكن قراءتها من مختلف الأجهزة والأنظمة مهما تطورت، ولكن هذه الطريقة أيضا يمكن أن تعبث بمحتوى الوثيقة وإضاعة أجزاء منها خاصة الصور والجرافيك. كما أن التخزين في شكل PDF ( portable document format ) يمكن أن يؤدي إلى مشاكل تطبيقية وإن رأت شركة "أدوب" المالكة لهذا التنسيق حلا لهذا المشكل من خلال PDF/A.
ومهما يكن فإن الملفات المخزنة في شكل XML والذي هو نظام ملفات مستقل عن كل الأنظمة والأجهزة يستعمل اليوم لعدم تأثره بالتغيرات التي تحصل.
أما بالنسبة للدعائم أو الوسائط التي تتأثر بتطور الأنظمة والتجهيزات، فترى جمعية قطاع شبكات التخزين أن هذا هو المشكل الحقيقي للأرشفة الإلكترونية وتسمي ذلك ب "ورطة أرشيف مائة عام" أي الورطة التي وقعت فيها التقنية اليوم حول أرشيف المائة عام والتي تمكنت طرق الأرشفة التقليدية من حفظها طوال هذه المدة و أكثر

• مشكلة أمن الوثيقة الإلكترونية والحفاظ على هويتها:

يحترز الأرشيفيون اليوم من أمن الوثيقة الإلكترونية المعرضة للتدمير المتعمد وغير المتعمد بمعنى تقني أو طبيعي، ذلك أن الرصيد الوثائقي الإلكتروني المخزن في وسيط واحد يمكن أن يتلف في لمحة البصر ليضيع ما يحتويه من معلومات. كما أن التقني الذي صنع الوثيقة الإلكترونية والأجهزة القارئة لها، وكما احدث تقنيات حماية لها، يمكن أن يفسد هذه الحماية ويمكن أن يغيرها إلى طريقة تؤدي إلى التزوير أو تحوير المحتوى وإتلاف جزءا منها وبالتالي فقدان هويتها الأساسية، ومهما أفلحت التقنية اليوم في تطمين المختصين في أن التسجيل على الوثيقة الإلكترونية المدمجة WORM والتي تعني "كتابة واحدة وقراءات متعددة" ومفادها انه يمكنك قراءة ما تحتويه الوثيقة لكنك لا يمكن أن تغير محتواها، إلا أن ذلك يبقى من باب الاجتهاد الإيجابي بالنسبة للتقنيين المعدين لهذه الوثيقة والتجهيزات القارئة لها، ومن يضمن ألا يحدث غير هذا الاجتهاد ؟؟؟.
أما بالنسبة لإمكانية تعرض الوثيقة إلى الخراب الطبيعي كان أم التقني أم المتعمد، فإن الحلول التقنية تطمئننا بنسخ الوثيقة في عدة نسخ أخرى مماثلة سواء في أقراص مدمجة وهي الطريقة المسماة بالحفظ الاحتياطي للمعلومة back up أو في المخدمات المركزي أو الفرعي ( السيرفر ) المسماة بالمرآة Mirroring أو طريقة العنقود Cluster وتعني استخدام مخدمين Servers يعملان في معا كمجموعة واحدة يعوض الواحد الآخر عند تعطله...إلا أن ذلك تبقى كلها حلول تقنية وما التقنية إلا من صنع البشر يمكنه أن يتصرف فيها كيفما يشاء وحسب نيته وأغراضه.

• مشكلة التوقيع الإلكتروني والصبغة الرسمية للوثيقة الإلكترونية:

ظهرت تقنية التوقيع الإلكتروني Electronic signature لتعوض التوقيع الخطي على الوثيقة الإلكترونية حتى تضفي عليها الصبغة الرسمية Autehenticity وتعني الإثبات القانوني للوثيقة وإقامة الدليل القانوني على الصبغة الرسمية لها، واليوم هناك مزاوجة بين استخدام التكنولوجيا لحفظ الوثائق، والمحافظة على قوتها القانونية وهويتها بعدم تحوير محتواها. فالإمضاء هو الوسيلة الوحيدة التي تضمن رسمية الوثيقة وهويتها لذلك لأخترع "الإمضاء الإلكتروني" للوثيقة الإلكترونية ولكن ما هي هذه التقنية ؟؟؟
ينقسم الإمضاء الإلكتروني إلى نوعين اثنين:
- الإمضاء المرقمن : ويعني رقمنة الإمضاء الخطي للشخص وحفظه لاعتماده إلكترونيا
- الإمضاء المشفر أو الرمزي: ويتمثل في توفير مفتاح سري للشخص لا يعلمه غيره واعتماده عند توقيع وإمضاء الوثيقة الإلكترونية.
ويتضمن التوقيع الإلكتروني تحديد عدة معلومات تتعلق بالوثيقة المراد إمضاؤها كعدد أسطرها وعدد كلماتها والصور التي تتضمنها والأعمدة والجداول، وهو ما يجعل الكشف عنها أمرا صعبا ويتطلب أبحاثا تقنية كبيرة في الوثيقة، وهذا ردا عن المحترزين من هذا النوع من الإمضاء، وما إذا كانت الإمكانية التقنية واردة لتزوير هذا الإمضاء والكشف عنه مهما افلح الإنسان الصانع لها في تخبئتها..ومهما يكن من أمر فالتقنية قابلة للكشف من قبل العقول البشرية الصانعة لها .

*مشكلة التكلفة المادية للأرشفة الإلكترونية:

تتطلب تقنية الأرشفة الإلكترونية تكلفة باهضة مقارنة بالأرشفة الورقية التقليدية، ذلك أن التكنولوجيا اليوم بسبب حداثتها ما زالت تقنياتها تؤرق الخزائن والجيوب، وربما من الأسباب الرئيسية التي جعلت البعض لم يدخل غمار التجربة بعد.
غير انه بالنظر إلى الأهداف المرتقبة من هذه التقنية الحديثة، وذلك بحفظ الوثائق في أفضل الظروف المناخية خاصة، فلا غبار مؤثرة كالتي على الوثيقة الورقية، ولا تقادم بسبب اللمس المتواصل لها كما هو الحال بالنسبة للأرشيف الكلاسيكي، وخاصة وهو الأهم لا توفير فضاءات حفظ كبيرة كالتي يتطلبها الأرشيف الورقي والتي تعد من المشاكل الرئيسية التي تحدثها الأرشفة التقليدية للمؤسسات اليوم، كل هذا وغيره من شأنه أن يغطي على تكلفة الأرشفة الإلكترونية خصوصا إذا ما صحت الحلول التقنية للمشاكل التي ذكرت..
خلاصة للقول نقول إن الأرشفة الإلكترونية اليوم والتي طرحت عدة مشاكل يستوجب دراستها دراسة إستراتيجية وافتراضية لأن التكنولوجيا اليوم مازالت حديثة العهد لا يمكن أن نختبر نجاعتها بالملموس خاصة من ناحية الصيرورة والصمود أمام مشكل التقادم والوقت، وعليها لا بد من انتظار الوقت القادم للحكم لها او عليها.
كما أن البعض يرى أن الأرشفة عبر المايكروفورمات ( الميكروفيش / الميكروفيلم ) والتي تسمى بالأرشفة القياسية يعتبر الطريقة المثل على المدى الطويل، ذلك انه قيم عمر هذه الوثائق بأكثر من قرن من الزمن، وقد أمكن الحكم لها إلى حد الآن بحكم تقادمها مقارنة بالأرشفة الإلكترونية شريطة أن تتم الصيانة الدورية للأفلام وشريطة أيضا لإيجاد حل دمج هذه الوثائق مع الوثائق الإلكترونية.
لقد تعاطى الأرشيف الوطني الأمريكي مع طريقة الأرشفة عبر" الشكل الثابت" Persistent format في المدى الطويل، وهي طريقة إستراتيجية تهدف إلى الحد من أخطار تطور الأجهزة والبرمجيات الإلكترونية Hardware et Software والتخفيظ من سلبيات التبعية لهذه الأجهزة والأنظمة.
لقد تم الإقرار بان التقنية الحديثة قد أحدثت مشاكل لنظام الأرشفة المتعلق بالوثائق الورقية تتعلق أساسا بخاصيات الوثيقة الإلكترونية وهشاشتها إزاء الحفظ الطويل المدى لها، وقيمتها القانونية ومشاكل مقروئيتها التقنية عبر الأجهزة والمنظومات المختصة ، لذلك وجب إعادة النظر في هيكلة نظام أرشيفي يأخذ بعين الاعتبار هذه المشاكل وغيرها حتى يصبح النظام متكاملا، آخذا بالاعتبار مختلف أنواع الوثائق خاصة وان المفهوم القديم للأرشيف ينص على أن الأرشيف هو كل وثيقة مهما كان نوعها وشكلها.

• مشكلة إنشاء الوثيقة الإلكترونية :

إن الإشكال الأول الذي أحدثته الوثيقة الإلكترونية هي مسألة إنشائها أولا وبالذات حيث يكون إنشائها جماعيا وعبر النظام الإعلامي، وعبر تقنيات الربط بين مختلف الأطراف المعنية لذلك ليس بالضرورة أن تكون الوثيقة الإلكترونية وحدة واحدة كما هو الحال بالنسبة للوثيقة الورقية التي يكون إنشاءها مشخصا. وبما أن المصدر يمثل علامة مهمة من الناحية الأرشيفية وهو ما ينص عليه مبدأ احترام النشأة أو الأصل خاصة خلال الفترة الأخيرة أو النهائية الأرشيفية، فإنه وجب ذكر المصدر أو المساهمين في إنشاء الوثيقة وإن كان ذلك يمثل مشكلا بالنسبة للمواقع التفاعلية للوثيقة، ذلك أن بعد عقود من الزمن يصبح من غير المجدي والمفيد الرجوع إلى الوثائق إذا لم يحدد مصدرها المتأتية منه، كما أن محتوى الوثائق يرتبط عضويا بمهام المصدر المنشأ لها.
من جهة أخرى فقد أضافت الوثيقة الإلكترونية معلومات جديدة هي البيانات المتعلقة بمحيط الوثيقة أو ما يسمى بالميتاداتا من ذلك النظام المعلومات المستخدم والمزود له وتاريخ النشأة والماركة..الخ ، وهي معطيات أساسية لاستخدام الوثيقة خاصة خارج محيط نشّالة وطول مراحل عمرها وقد صدرت تقنيات Normes وهي( EAD ) Encoded Archival description لضبط هذه المعطيات وطريقة تسجيلها وحفظها لتتبع الوثيقة طوال عمرها. وهذه الطريقة هي التي توصف بالوصف المادي والدبي للوثيقة أو الفهرسة والتكشيف، وهما عمليتان تمكننا من تعريف الوثيقة ببيانات تحدد هويتها وبمصطلحات تمكن من استرجاعها وتعرف محتواها. وتمثل طريقة الميتاداتا اليوم كإحدى الطرق الأكثر تطورا في العالم لبناء نظم المعلومات المفتوحة والموزعة وهي النظم اكثر تطورا اليوم.
وتكون طريقة الميتاداتا إلى جانب نظام التصنيف للوثائق الذي يسند رموز للوثائق ييسر استخدامها وضبط موقعها ضمن مجموع الوثائق ونظام التصنيف كما هو الشأن بالنسبة للوثائق الورقية. إلا ان الفرق بين هذا وذاك هو أن الوثيقة الورقية يتم تصنيفها لحفظها داخل مكتب العمل، في حين ان الوثيقة الإلكترونية يتم تصنيفها إفتراضيا وحفظها إلكترونيا.

• مشكلة تحويل الوثيقة الإلكترونية من النشطة إلى الشبه نشطة:

أما بالنسبة لمشكل تحويل الوثائق الإلكترونية من مرحلتها النشطة إلى الشبه نشطة، فمبادئ علم الأرشيف تحتم ذلك، وصحيح أن الوثيقة الإلكترونية لا تمثل عبئا كالوثيقة الورقية ففي مكتب العمل ليتم تحويلها على فضاء ارحب، ولكن أيضا الموظف ليس مؤهلا لمعالجة الوثيقة الشبه نشطة وإن كانت إلكترونية والتي هي من اختصاصات الأرشيفي، وهنا تدخل العلاقة الوظيفة بين الوثيقة ومنشئها وليس فقط مسألة مكان لحفظها وإمكانيات لخزنها، وبالتالي لا بد من تحديد تقنيات الحفظ وضبط مدد الحفظ للوثائق الإلكترونية منذ البداية وذلك لتحديدي مصيرها وتقييم قيمتها..
كما أن الأرشيفي مطالب بالتدخل ومساندة اّلإداري والتقني منذ إنشاء الوثيقة للوقوف منذ البداية على المعطيات الوصفية التي ذكرنا أهميتها الأرشيفية خلال المرحلة النهائية للوثيقة، وبالتالي بات تغيير وتطوير مهنة الأرشيفي أمرا ضروريا لمواكبة هذه التطورات الأرشيفية.

لقد أثرت التكنولوجيا الحديثة للمعلومات على واقع الأرشيف تأثيرا بالغا و سريعا حتى تجاوز الحلم الواقع وإدراك العالم أن الإنسانية ستبلغ مستوى الأرشيفات المفتوحة عبر الشبكات دون الانتباه إلى مدى الاستجابة التقنية الحديثة لذلك، ولم يؤخذ بعين الاعتبار المفهوم الرئيسي للأرشيف والتطورات التي حصلت بظهور التخصصات المهنية الجديدة كالتجارة الإلكترونية والإدارة الافتراضية والمحو سبة، وقد اصطدمت مفاهيم ذلك بالمفهوم الأساسي للأرشيف، وأصطدم مفهوم الأرشيف الإلكتروني أيضا بدلك خاصة في فترتي النشطة والشبه نشطة للوثيقة مما غير مفهوم نظرية العمار الثلاثة الكلاسيكية، ولعله السبب الرئيسي الذي مهد لظهور نظريات أرشيفية جديدة كنظرية الدورة العمرية للوثيقة ردا على نظرية الأعمار الثلاثة، ونظرية التواصلية الوثائقية التي تستجيب للمهن الأرشيفية الجديدة التي حتمتها تقنية الأرشفة الإلكترونية.