الفهرسة

تهتم بوصف محتويات أوعية المعلومات الموجودة بالمكتبة ووصفها ككيان (مادي) وإيضاحه علي هيئة بيانات (اسم الوعاء- المؤلف –الناشر – الطبعة – تاريخ النشر...)
هنا جاءت التسمية (الوصفية) لاهتمامه بوصف الأوعية بصرف النظر عن المضمون العلمي أو الفكري لهذا الوعاء  ولبيان الوصف بدقة كان من الضروري حصر أسماء المؤلفين معا , و حصر عناوين الكتب معا , وحصر الموضوعات معا
تهتم بوصف المحتوي الموضوعي           لأوعية المعلومات ككيان( فكري) أي من الناحية العلمية مبينا انتماء هذا الوعاء لأي قسم من أقسام المعرفة العشرة مستخدما الرموز(التصنيف) أو رؤؤس الموضوعات لإيضاحه, حتى نتمكن من تجميع كل الموضوعات المتشابهة في الرمز معا ومن هنا جاءت التسمية (موضوعية) لاهتمامه بموضوع الأوعية.
معني الفهرسة الوصفية بإيجاز إنها العملية الفنية التي تهتم (بوصف) كل ما تحتويه المكتبة من مصادر المعلومات المتاحة والمتواجدة بها ( كتب – أشرطة -  C.D –خرائط ...الخ) وصفا تفصيليا بمضمون هذا المصدر أو ذاك, أي أن عبارة فهرسة موضوعية يمكن تفسيرها بطريقة مبسطة وموجزة كالأتي: -
فكلمة فهرسة: هي العملية الفنية لإعداد بطاقات الفهرس بأنواعها المختلفة وكتابة بيانات مصادر المعرفة المختلفة بالمكتبة بطريقة ( فنية) ( حجم البطاقة / الأبعاد / حقول البطاقة /...الخ) من العمليات الفنية التي سيتم شرحها في حينه .
ويقصد بكلمة الوصفية : كتابة بيانات مصادر المعرفة المختلفة بالمكتبة في بطاقة الفهرس وصفا تفصيليا بمضمون هذا المصدر . ( يشمل علي بيانات المؤلف / عنوان العمل /الناشر /الطبعة/ سنة النشر /...الخ ) من بيانات هذا المصدر كما سيرد شرحه في حينه .
وعليه تكون معني الفهرسة الوصفية هو إعداد بطاقات الفهرس المختلفة لمصدر ما من مصادر المعرفة الموجودة بالمكتبة الإعداد القائم علي أسس فنية مقننة ووصفها وصفا داخليا دون إغفال أي بيان من بيانات هذا المصدر .
    ولما كان مجال البحث في محتويات المكتبة يختلف من باحث لآخر, وهذا الاختلاف ناتج عن اختلاف أسلوب كل منهم في طريقة البحث عن مبتغاه
1- فمنهم من يبحث عن مؤلفات شخص ما( البحث عن المؤلف)
2- ومنهم من يبحث عن المصادر التي تتحدث عن موضوع ما بصرف النظر عمن يكون المؤلف ( البحث عن موضوع )
3- ومنهم من يبحث عن عنوان كتاب محدد ( البحث عن عنوان )
لذا ولتلبية مختلف رغبات المترددين, وجب إعداد أكثر من نوع من البطاقات للمكتبات المدرسية, وهي:
1-  بطاقة المؤلف – بطاقة العنوان – بطاقة الموضوع – بطاقة المصنف.
لذا يمكننا القول إن لهذه البطاقات أهميتها للمستفيدين من المكتبة وذلك لسرعة الحصول علي وعاء المعلومات الذي يريده في اقصر وفت ممكن .فمكتبة بدون إعداد فني ( إعداد
بطاقات الفهرس ) ستصبح مخزنا للكتب.
   تم التعارف دوليا علي حجم بطاقة الفهرس 7.5 سم x 12,5 سم لكتابة البيانات و المعلومات التي وردت بالمصدر ( أوعية المعلومات المتوفرة بالمكتبة سواء كانت كتبا / دوريات / أقراص مضغوطة / وسائل ....الخ ) المراد إعداد بطاقات فهرس لها , ولإعداد بطاقات الفهرس قواعد وقوانين تحكم هذه العملية حتى تكون هذه الفهارس مطابقة في جميع المكتبات للمصدر الواحد, ولهذه البطاقات أهميتها للمستفيدين من المكتبة وذلك لسرعة الحصول علي وعاء المعلومات الذي يريده في اقصر وفت ممكن .  وعند إعداد بطاقات الفهرس يتم تدوين جميع بيانات كل وعاء من أوعية المعلومات المتوفرة بالمكتبة في هذه البطاقات طبقا لقواعد منظمة لها سميت بالقواعد ( الأنجلو أمريكية ) لوصف البيانات الببليوجرافية ( بيانات الوعاء المراد إعداد بطاقات له ) .  
لإعداد فهرس لأحد الأوعية, يجب إعداد أربع بطاقات علي الأقل البطاقات    
1- بطاقة مؤلف     2- بطاقة عنوان     3- بطاقة موضوع       4- بطاقة مصنف
تسمي بطاقة المؤلف بالبطاقة الرئيسية, وكذلك المدخل بالمؤلف وهي البطاقات التي يكون المدخل الرئيسي لها ( ويقصد بالمدخل الرئيسي بصفة عامة هو أول بيان في البطاقة سواء باسم المؤلف/بالعنوان/ بالموضوع/ بالمصنف) باسم مؤلف / مؤلف مشارك / مترجم / معد / رسام / محرر / محقق / مراجع.... الخ. ويتم تجميع بطاقات المدخل بالمؤلف معا وترتب ترتيبا هجائيا مع مراعاة الشروط الآتية
استبعاد ( أل ) الزائدة فقط من اسم المؤلف و ( ابن / بن ) وكذلك أسماء الشهرة والألقاب العلمية أثناء ترتيب البطاقة, أما ( أل ) الأصلية فتبقي كما هي ولا تحذف مثال ذلك : الشاروني سنجد هنا إن ( أل ) أصلية ولا يمكن حذفها ويكون المدخل بالاسم
( الشاروني ) كاملا.
بعد الترتيب الهجائي ( المبدئي ) للبطاقات, قد يصادفنا أكثر من كتاب لمؤلف معين, ففي هذه الحالة يتم تجميع بطاقات هذا المؤلف ويتم ترتيبها داخليا طبقا لعنوان الكتاب مع الاحتفاظ بمكان هذه البطاقات في الترتيب الهجائي العام لهذا المؤلف مع بقية المؤلفين.
قد يصادفنا أيضا وجود بطاقات لأحد المؤلفين ( ككونه مؤلف ) وأخريات لنفس المؤلف بطاقات إضافية( ككونه مترجم أو معد...الخ ) ففي هذه الحالة توضع البطاقة الرئيسية
( ككونه مؤلف ) ثم توضع البطاقات الإضافية ( ككونه مترجم أو معد...الخ ) مع الالتزام بالترتيب الهجائي العام.
ويتم تجميع هذه البطاقات معا وكذلك المدخل بالعنوان وترتب ترتيبا هجائيا حسب عنوان الكتاب مع مراعاة الشروط الآتية
• استبعاد ( أل ) الزائدة فقط من عنوان الكتاب, مثال ذلك:
الأسماك – الحيوان – الزهور وغيرها فهي( أل ) زائدة, فإننا سنجد أصل هذه الكلمات: اسماك – حيوان – زهور, أما ( أل ) الأصلية فتبقي كما هي مثال ذلك ( الحسن / النعمان / الفضل ) التي لا يمكن فصل ( أل ) عن الكلمة , وخاصة في كتب التراجم.
• يتم تجاهل (أل) التعريف عند الترتيب.
• حروف الجر وواو العطف تعتبر حروف أصلية عند الترتيب.
• العناوين المتشابهة يتم ترتيبها كلمة كلمة لكل عنوان .
• الهمزة على الألف = ألف ، والهمزة على الواو = واو ، والهمزة على الياء = ياءً .
• تعتبر ( آ ) = أ أ
• تحويل الأرقام في العناوين إلى حرو ف رقم (6 )علي سبيل المثال =( ستة )
• إذا تكرر طبع كتاب ما أكثر من مرة, يتم ترتيبه بناء علي ترتيب الطبعات( الأولي فالثانية )
يتم تجميع البطاقات الخاصة بالموضوعات وتسمي المدخل بالموضوع وترتب
الموضوعات هجائيا مع مراعاة  
• استبعاد ( أل ) التعريف
• ترتب الموضوعات المشتركة كلمة / كلمة , بمعني :
لدينا كتابين موضوعهما يتناول الطيور الجارحة وطيور المنزل (موضوع مشترك )
أولا: نقوم بتجريد ( أل ) الزائدة, فيصبح الموضوع: طيور الجارحة – طيور المنزل  
ثانيا: تساوى كل من الموضوعين في كلمة ( طيور ) لذا سننظر إلي الكلمة التالية
ثالثا: سنجد كلمة (جارحة ) و(منزل ) ولما كان حرف (ج) يسبق جرف (م) هجائيا, فإننا سنضع بطاقة موضوع(طيور الجارحة) قبل بطاقة موضوع (طيور المنزل ) وهو ما يقصد ب ( ترتب الموضوعات المشتركة كلمة / كلمة )
وهكذا مع بقية البطاقات.
يتم تجميع بطاقات هذا النوع وفق الترتيب الخاص بأرقام التصنيف ,وتسمي المدخل برقم التصنيف لذا سنجد كل تخصص قد تجمعت كتبه معا ( أو أي أوعية أخري ) ومطابقا لترتيب الكتب علي الأرفف.
قد استعرضنا لبطاقات الفهرس ( بطاقة المؤلف / بطاقة العنوان / بطاقة الموضوع /
بطاقة المصنف ) وهي أنواع الفهارس الأساسية واللازمة لأي مكتبة باختلاف أنواعها.
هذا يلزمنا لإلقاء الضوء علي أنواع أخرى من بطاقات الفهرس والتي تسمي البطاقات الإضافية.

  مثال ذلك المؤلف المشارك / المترجم / المعد / الرسام / المحرر / المحقق / المراجع / جامع / هيئة حكومية ( هيئة الاستعلامات ) وزارة ( وزارة التربية والتعليم ) كمسئولين عن محتوي الكتاب.
فإذا تصادف وجود أكثر من فرد في تأليف الكتاب ( أكثر من مؤلف أو مؤلف ورسام ) فمن الضروري إعداد بطاقتي فهرس لكل منهما ( بطاقة المؤلف ) والبطاقة الثانية ( بالبطاقة الإضافية ) ولكن إذا كان الكتاب كله عبارة عن مجموعة رسوم مثل أعمال الرسام حسين بيكار, تكون بطاقة المؤلف باسمه هو (حسين بيكار )
أمثلة للبطاقات الإضافية
مؤلف مشارك / مترجم / معد / رسام / محرر / محقق / مراجع.... الخ.
2- بطاقات إضافية تعامل معاملة بطاقة العنوان
هناك أيضا بطاقات إضافية للعنوان وهي للعنوان الموازي و العنوان البديل

وهي تحويل اتجاه بحث المستفيد من مدخل غير مستخدم إلي مدخل مستخدم( انظر)
وكذلك (انظر أيضا ) تحيل المستفيد إلي مدخل أو أكثر من المداخل ذات الصلة بمجال البحث كإحالته إلي اسم الشهرة مثل: من بنت الشاطئ إلي عائشة عبد الرحمن أو العكس من عائشة عبد الرحمن إلي بنت الشاطئ وكذلك من العقاد إلي عباس محمود العقاد أو العكس
إ
توضع البطاقة بالوضع الأفقي ثم يتم تقسيم البطاقة إلي ثلاث أبعاد رئيسية يبدأ هذا التقسيم من الحافة اليمني للبطاقة عند إعداد البطاقات العربية , أما البطاقات الأجنبية فيكون الإعداد من الجهة أليسري علي النحو الأتي :
البعد الأول: يتم إعداد هذا البعد 2 سم من حافة البطاقة اليمني ( للبطاقة باللغة العربية) أو 2 سم من حافة البطاقة أليسري( للبطاقة باللغة الأجنبية)
البعد الثاني: تم إعداد هذا البعد بعد البعد الأول بنصف سم
البعد الثالث: تم إعداد هذا البعد بعد البعد الثاني بنصف سم

البعد الأول:
(1) عند البدء في كتابة مدخل المؤلف
(2) استكمال بيانات العنوان والتأليف والنشر
(3) استكمال بيانات التو ريق
(4) استكمال بيانات المتابعة
(5) إذا كان المدخل الرئيسي للبطاقة بالعنوان
البعد الثاني:
(1) عند البدء في كتابة العنوان والتأليف والنشر
(2) عند البدء في كتابة بيانات التو ريق
البعد الثالث:
(1) استكمال بيانات مدخل المؤلف

يجب علي المفهرس إتباع القواعد التي تنظم عملية إعداد الفهارس حتى تتطابق كيفية إعدادها في جميع المكتبات, ومن أشهرها القواعد أنجلو أمريكية التي تنظم عملية الفهرسة علي ثلاثة أقسام
أ‌- التفنين الأول يهتم بإعداد المداخل
ب‌- التقنين الثاني يهتم ببيانات الوصف
 ج-التقنين الثالث يهتم بأوعية المعلومات الأخرى (غير الكتب)