الجرد السنوي

موضوع: الجرد السنوي الجمعة 13 فبراير 2015, 6:18 pm

ا

لجرد السنوي

محتوي ملف الجرد السنوي

(مراحل الإعداد للجرد)
• يقوم أمين المكتبة بالمطالبة بالكتب التي تمت استعارتها من قبل سواء للعاملين أو الطلاب قبل إجراء الجرد بمدة كافية .عند استكمال إرجاع الكتب المستعارة ( وقد يتبقى عدد منها لدي بعض العاملين بالمدرسة وفي هذه الحالة تعتبر هذه الكتب موجودة ما دامت مسجلة في سجل الاستعارات ) .
• يتقدم أمين المكتبة بطلب لمدير المدرسة لإجراء الجرد السنوي

إدارة ............................
مدرسة ..........................
المكتبة

السيد الفاضل الأستاذ / مدير المدرسة
تحية طيبة ... وبعد

الرجاء من سيادتكم الموافقة علي إجراء الجرد السنوي لمكتبة المدرسة مع تكليف لجنة للجرد

من أعضاء لجنة المكتبة علي أن يبدأ الجرد وينتهي قبل بدء امتحانات نهاية العام و الأمر

مفوض لسيادتكم في اختيار الموعد تحديدا .

ولسيادتكم وافر التحية
أمين المكتبة
• يقوم مدير المدرسة بإعداد وتشكيل لجنة الجرد وهم دائما من أعضاء لجنة المكتبة .
• يحرر محضر تشكيل لجنة الجرد مبينا عليه موعد بدء و انتهاء الجرد ويوقع عليه من الجميع مع اعتماده من مدير المدرسة .\
مرحلة الجرد الفعلي
• يقوم أعضاء لجنة الجرد بجرد المكتبة جردا فعليا .
• بعد الانتهاء يتم إعداد كشوف مستقلة بأسماء الكتب المستهلكة وكشوف أخري بأسماء الكتب الفاقدة .

م الرقم العام - اسم الكتاب - اسم المؤلف - الثمن - ملاحظات

• ضرورة أن يكون عدد الكتب المشتراة خلال العام أكثر من عدد الكتب المراد استهلاكها
• ضرورة التأكد من النسب القانونية للمستهلك /الفاقد .
• يحظر ترك الكتب المستهلكة داخل المكتبة بعد الموافقة علي الاستهلاك .
مرحلة الإجراءات المالية و الإدارية
• بعد الانتهاء من الجرد وحصر الكتب بالطريقة سالفة الذكر يتم تحرير محضر بذلك (المحضر الوزاري ) موقع عليه من أمين المكتبة ولجنة الجرد ويعتمد من مدير المدرسة .
• محضر الجرد من اصل و صورتين , يتم حفظ احد الصور بالمكتبة مؤقتا لحين الاعتماد –وترسل الأصل و صورة واحدة لتوجيه المكتبات للفحص من الموجه المتابع والموجه الأول اعتمادها من مدير عام الإدارة .
• يرسل الأصل للمدرسة للعمل به و يحتفظ التوجيه بالصورة (المستند الثاني ) .
• فور استلام المدرسة للجرد يتم تسليمه لامين المكتبة لخصم الكتب من اليومية .
• يتم الخصم بوضع خط احمر بالمسطرة علي بيانات الكتاب مع عدم طمس هذه البيانات وبقائها واضحة ابتداء من الرقم العام وصولا نهاية السطر عدا خانة الملاحظات يدون فيه ( مستهلك عام .......) أو (فاقد عام ......)
• يتم حفظ الجرد في ملف الجرد السنوي .
حالات خاصة
• يتم وضع كشوف الكتب التي تم إرسالها لمدرسة أخري المخصومة أصلا من عهدة المكتبة , مع ضرورة حفظ أذون ( 111 ع ح ) الدالة علي الإرسال في ملف الجرد السنوي . أما أذون ( واحد ) حكومة فيتم وضعها في ملف الأذون .
• يضاف إلي كل ما سبق عرضه بيان إحصائي تحليلي لعملية الجرد
الخلاصة
مما سبق يمكن أن نلخص محتويات ملف الجرد السنوي غلي النحو الأتي :-
( 1 ) خطاب طلب إجراء الجرد .
( 2 ) كشوف الجرد(فاقد/مستهلك).
( 3 ) محضرا لجرد
( 4 ) كشوف وأذون 111ع ح للكتب المرسلة لمدرسة أخري(إن وجدت ).
( 5 ) كشوف الكتب المستبعدة .
( 6 ) بيان إحصائي تحليلي للجرد السنوي في ورقة مستقلة وهو علي النحو الآتي .

البيان التحليلي

أولا : بدأت فعاليات عملية الجرد في يوم الموافق / / 2000 و انتهت عملية الجرد في يوم الموافق / / 2000 وقد تبين الآتي :-
1- آخر رقم في اليومية : ( )
2- الرصيد الفعلي قبل الجرد : ( )
3- عدد الكتب الفاقدة : ( ) كتاب
4- عدد الكتب المستهلكة ( ) كتاب
5- عدد الكتب المستبعدة ( ) كتاب
6- كتب منقولة إلي مدرسة أخري ( ) كتاب
7- كتب تم خصمها لأسباب أخري وهي ( ) عدد الكتب ( ) .
جملة الكتب التي تم خصمها من عهدة المكتبة هذا العام = كتاب.
ثانيا : تم تزويد المكتبة هذا العام بعدد ( ) كتاب علي النحو الآتي :-
1- كتب مشتراة ( )
2- كتب مهداه ( ) كتاب
3- كتب واردة من الوزارة – التزويد المركزي ( ) كتاب
4- مصدر آخر وهو Sad

.......................... ) عدد ( ) كتاب .
جملة الكتب المضافة إلي العهدة هذا العام = كتاب .
وعليه يتبين من حركة التزويد و الخصم الآتي :-
1- إجمالي عدد الكتب التي تم إضافتها ( كتاب ) إلي عهدة المكتبة أكثر من الكتب المخصومة ( كتاب) هذا العام وذلك ترجع إلي :-......................................... .........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
2- إجمالي عدد الكتب التي تم إضافتها ( كتاب ) إلي عهدة المكتبة اقل من الكتب المخصومة ( كتاب) هذا العام وذلك ترجع إلي :-...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
3- نسبة الفاقد = % 4- نسبة المستهلك = %
5- أصبح الرصيد الفعلي بعد الجرد هو : كتاب
6-يوجد عدد كتاب في حاجة إلي تجليد
7- يوجد عدد كتاب في حاجة إلي ترميم
اللجنة الاسم التوقيع
(1)...................................... .................................
(2)...................................... .................................
(3)...................................... .................................
(4)...................................... .................................
أمين المكتبة يعتمد / مدير المدرسة

ولكم تحياتي

حسني عبد الفعاح حسن

» الجرد السنوي