ملفات المكتبة المدرسية

السلام عليكم
اود ان اقدم اليكم اليوم ملفات المكتبة المدرسية
الملفات التي يجب تواجدها بالمكتبة المدرسية عديدة ,حيث يعد كل ملف إما مكمل لسجل ما أو مفسر له هذا إذا كان الملف تابع لأحد السجلات , ومن الملفات ما هو مستقل بذاته لذاته
وعليه يمكن حصرهما علي النحو الآتي :ـ
أولا : الملفات المستقلة بذاتها
ملف الصادر ملف الوارد ملف الجرد السنوي
ملف التزويد ملف النشرات ملف أذون الإضافة
ثانيا : الملفات التابعة للسجلات
( 1 ) ملف سجل الإذاعة ( 2 ) ملف سجل المحاضرات
( 3 ) ملف سجل الندوات ( 4 ) ملف المعارض
(5 ) ملف سجل المسابقات ( 6 )ملف سجل المناظرات
( 7 ) ملف سجل خدمة المناهج ( 8 ) ملف سجل الموهوبون
(9) ملف سجل خدمة المناهج (10)ملف حركة الوسائل السمعية و البصرية (11) ملف سجل الميزانية (12)ملف إنجازات جماعات أصدقاء المكتبة
(وهذا ما سنتناوله بالتفصيل من كيفية إعداد الملف وعن محتويات كل ملف )
أولا : الملفات المستقلة بذاتها
( 1 ) ملف الصادر
يراعى عند إعداد هذا الملف الأتي :-
• يتم اختيار نوع جيد من الملفات ( دوسيه ) لكثرة استعماله .
• وضع صفحة غلاف يحتوي علي : إدارة ........... / مدرسة ............. / ملف الصادر
• الفهرس : مسلسل /الموضوع و التاريخ / رقم الصفحة .
• إثبات كل ما يصدر من مكاتبات من المكتبة إلي أي جهة أولا بأول
ولكن بماذا نحتفظ داخل هذا الملف ؟
يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية :
(1) يتم حفظ صورا لخطابات الصادرة من المكتبة إلي أي جهة كانت مثال ذلك ( خطابات الدعوة الموجهة إلي كل من السادة المحاضرين للمحاضرات و الندوات والمعتمدة من مدير المدرسة قبل إرسالها للسادة المحاضرين لقبول المهمة وتحديد الموعد )(يوجد مثيله في ملف كل منهم )
( 2 ) الخطابات ( الأصل ) الموجهة إلي السيد مدير المدرسة بخصوص :
-خطابات عقد الاجتماعات الخاصة بلجنة المكتبة / خطابات عقد الندوات التي تنظمها المكتبة (يوجد مثيله في ملف الندوات)/ خطابات عقد المحاضرات التي تعقدها المكتبة يوجد مثيله في ملف المحاضرات)( / خطابات الموافقة علي وضع الإعلانات علي جدران المدرسة الخاصة بالإعلانات عن المحاضرات(يوجد مثيله في ملف المحاضرات)/ المناظرات يوجد مثيله في ملف المناظرات)( /الندوات (يوجد مثيله في ملفالندوات) / المسابقات/ قوائم خدمة المناهج (يوجد مثيله في ملف خدمة الناهج ) / أحدث الكتب / خدمة المراجع (يوجد مثيله في ملف خدمة المرجع)/خطاب تشكيل لجنة المكتبة / خطاب تشكيل جماعة أصدقاء المكتبة / حافظة تسليم إحصاء النشاط الشهري للتوجيه / خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية / حافظة تسليم الجرد السنوي ......الخ ( جميع صور الخطابات المرسلة لمدير المدرسة يتم حفظها بالملف قبل الموافقة عليها ) أما بعد الموافقة عليها فتوضع في ملف الوارد

( 2 ) ملف الوارد
• ولهذا الملف نفس شروط ملف الصادر , ولكن بماذا نحتفظ داخل هذا الملف ؟ يجب الاحتفاظ بالمستندات آلاتية :
( 1 ) تجمع جميع الخطابات الواردة من الجهات المختلفة مثال ذلك ( موافقة السادة المحاضرين للندوات والمحاضرات التي تنظمها المكتبة(يوجد مثيله في ملف كل منهم ) بعد الموافقة و تحديد موعد انعقاد كل منهم .
( 2 ) الخطابات الواردة من التوجيه بالإدارة أو التوجيه العام عدا النشرات ( فيجب وضعها في ملف النشرات ملف مستقل والنشرات الوزارية في ملف أخر مستقل . )
( 3 ) حافظة استلام إحصاء النشاط الشهري من التوجيه
( 4 ) الخطابات التي تفيد موافقة السيد مدير المدرسة علي ( تشكيل وعقد اجتماعات لجنة المكتبة - تشكيل الجماعات - عقد الندوات(يوجد مثيله في ملف الندوات)- المحاضرات(يوجد مثيله في ملف المحاضرات) - الزيارات - توزيع الإعلانات الخاصة بالأنشطة علي جدران المدرسة - الموافقة علي تشكيل لجنة الجرد السنوي - المسابقات -قوائم خدمة المناهج أحدث الكتب - خدمة المراجع(يوجد مثيله في ملف خدمة المراجع)- خطابات الموافقة علي تبادل الزيارات والأماكن الثقافية ........الخ )أي جميع الخطابات المرسلة لمدير المدرسة لممارسة الأنشطة المختلفة للمكتبة بعد الموافقات .

وللمحاضرة بقية
والسلام عليكم