الخطة العامة لمكتبة

السلام عليكم
هذه اولي مشاركاتي , ويشرفني ان اتقدم اليكم بموضوع هام يهم جميع العاملين في مجال المكتبات المدرسة الا وهو ( الخطة العامة للمكتبة المدرسية )
الخطة العامة
تعتبر الخطة العامة هي المنهاج الذي يتحرك أمين المكتبة في إطاره خلال العام الدراسي. ومصادر ا لخطة لها أكثر من جهة أولها وأهمها الوزارة ( الإدارة العامة للمكتبات ) والمصدر الثاني هو التوجيه الفني ( سواء التوجيه العام بالمدرية أو التوجيه بالإدارة ) وثالثهما ما تقترحه المدرسة المتمثلة في لجنة المكتبة والتي أنت عضو منها ( سكرتير اللجنة ) فالذي يحدث هو تنفيذ خطة الوزارة دون إنقاص شيء منها فهي واجبة التنفيذ ,ثم تضاف عليها ما يقترحه التوجيه وبعد ذلك يمكن إضافة بعض الأنشطة عن طريق مناقشة أفكارك مع لجنة المكتبة علي هيئة ابتكارات لخدمة المكتبة بما يلائم ظروف المنطقة البيئية .
والخطة العامة يجب أن تكون مقسمة إلي ثلاث أقسام رئيسية وهي :
( 1 )الأعمال المالية ( 2 ) الأعمال الفنية ( 3 ) الأعمال الإدارية
أولا :الأعمال المالية وتشمل جميع عمليات الشراء لكل ما يلزم العمل بالمكتبة بكافة أنواعه ( كتب / سجلات /ملفات / أدوات كتابية / أجهزة / أقراص مضغوطة / وسائل تعليمية .........الخ )وإعداد سجل الميزانية ومتابعة السكرتير مرة كل أسبوع علي الأقل .
( 2 ) الأعمال الفنية وتشمل عمليات التكعيب / الأختام / التصنيف / الفهرسة وإعداد جميع أنواع البطاقات / ترتيب الكتب علي الرف / إعداد القوائم الببليوجرافيا بأنواعها المختلفة / ترميم الكتب / التجليد ................الخ .
( 3 ) الأعمال الإدارية وتشمل الاجتماعات بأنواعها ( لجنة المكتبة / أصدقاء المكتبة / اللجنة الثقافية / الندوات / المحاضرات / المناظرات / المسابقات / إعداد سجل الاحاطة /.........الخ من إمساك السجلات المختلفة .
أضف إلي ذلك ممارسة جميع الأنشطة المختلفة من :صحافة بأنواعها المختلفة (مطبوعة / حائط / مجلة ربع ساعة ) مطويات / ملخصات / استبيان / استخلاص / تكشيف / ماكيت / مجسمات /شفافيات /وسائل تعليمية للمكتبة .............الخ .
والخطة العامة سنوية ولكن لتنظيم العمل يمكن تقسيمها إلي شهرية بمعني مجمل الخطة يتم توزيعها علي اشهر السنة الدراسية ليسهل تنفيذ جميع محتواها دون التركيز علي بعضها علي حساب البعض الأخر .
فعلي سبيل المثال يمكن أن تكون خطة شهر أكتوبر كالأتي ( مقترح )

م شهر أكتوبر
(1) مراجعة الرصيد بالتعاون مع سكرتير المدرسة . (مالي)
(2) عقد الاجتماع الثاني للجنة المكتبة . ( إداري)
(3) تشكيل جماعات أصدقاء المكتبة و عقد الاجتماع الأول. ( إداري)
(4) تنفيذ محاضرة يتم تحديد موضوعها لجنة المكتبة. ( إداري)
(5) تنفيذ ندوة يتم تحديد موضوعها لجنة المكتبة. ( إداري)
(6) تنفيذ مناظرة إذا أمكن يتم تحديد موضوعها لجنة المكتبة. ( إداري)
(7) إصدار العدد الأول من المجلة المطبوعة . ( إداري)
( إصدار العدد الأول من مجلة الحائط . ( إداري)
(9) ترميم الكتب وتجليد ما يلزم .وإعداد قوائم ببليوجرافية (فني)
(10) إعادة تصنيف الكتب و تصنيف ما يرد منها حديثا . (فني)
(11) الإعلان عن المسابقات التي تنظمها المكتبة . ( إداري)
(12) مراجعة الفهارس و إعداد أخري للكتب الواردة حديثا . (فني)
(13) تحديد يوم لإذاعة المكتبة . ( إداري)
(14) مطابقة قوائم الرف علي الواقع وإعداد أخري لما يستجد . (فني)
(15) البدء في إعداد أرشيف معلومات . ( إداري)
(16) البدء في إعداد الألبومات. ( إداري)
(17) وضع خطة لتبادل الزيارات لما تراه لجنة المكتبة. ( إداري)
_18) تفعيل كتب المشروع بطرق مختلفة. ( إداري)
(19) حث الطلاب علي إعداد الأبحاث. ( إداري)
(20) تفعيل استعارات مكتبات الفصول/الدوريات/خدمة المناهج. ( إداري)

مع وافر التحية

السلام عليكم
اكمالا لموضوع الخطة العامة اود ان اضيف الاتي حتي اكون قد انهيت هذا الموضوع:
ويمكنك وضع خطة أخري غير هذه الخطة ولكن فقط الاحتفاظ بالشروط الثلاث
( أعمال إدارية / أعمال مالية / أعمال فنية ) .
( الأسلوب آلاتي عرضه مقترح )
ولمن أراد التحقق من تنفيذ الخطة أول بأول يمكنه تطبيق الأسلوب الذي يعتبر إمعانا في الدقة يمكن رصد تنفيذ الخطة ألشهريه عن طريق تسطير جدول يحتوي علي جميع بنود الخطة وكذلك أيام الأسبوع , ويتم تدوين ما يتم تنفيذية يوم بيوم فور التنفيذ ,وفي نهاية الأسبوع يظهر جليا ما هي البنود التي يجب التركيز عليها , وهكذا حتى نهاية الشهر علي النحو الأتي:.

الخطة الزمنية الأسبوعية المطابقة للخطة العامة
شهر ...... الأسبوع رقم. .....بتاريخ..../..../ ..... إلى...../...../...20

البيان ـــــــالأحد ــــــــالاثنين ـــــــــ الثلاثاء ـــــــــالأربعاء ـــــــالخميس ــــ نفـذ ـــــلم ينفذ
شراء ما يلزم
قيد / ملفات
اجتماعات
أختام / تكعيب
تصنيف
فهرسة
ترميم / تجليد
قوائم
معارض
استعارة تلاميذ
استعارة معلمين
ندوات
محاضرات
مناظرات
مسابقات
تفعيلات
صحافة
معسكرات
خدمة مناهج
حصة مكتبة
ساعة قصة
زيارات

ويكتفي بوضع علامة ( صح )أمام النشاط الذي تم تنفيذة

السلم عليكم
اود ان اقدم اليكم مقال تعليمي اخر , ارجو قبول اهدائي


ترابط السجلات

سجلات المكتبة نوعان الأول منها السجلات الرئيسة و الثاني السجلات الفرعية .
وهذه السجلات تعمل معا وذات اتصال مباشر ببعضها علي نحو شبكي وليس هناك سجل مستقل بذاته, وهذا ما سنعرضه في هذا الجزء لما له أهمية في اكتمال العمل .
سجل استعارة العاملين بالمدرسة ,استمارات استعارة الطلاب ,المسابقات ,الإذاعة , لجنة المكتبة , الخطة العامة ,ملف التزويد بسجلي المترددين وإحصاء النشاط الشهري
• يرتبط كل من السجلات السابقة بعضها ببعض بمعني :
( 1 ) سجل استعارة العاملين بالمدرسة واستمارات استعارة الطلاب و سجل المترددين
• ضرورة وجود أسماء جميع المستعيرين مطابقا تمام الانطباق مع سجل المترددين من حيث الاسم –اليوم –تاريخ - عنوان الكتاب - تاريخ الاستعارة - تاريخ الإرجاع - و كذلك في الحصر اليومي للمترددين فهنا تأتي الضرورة بتدوين كلمة استعارة أو قارئ أمام كل اسم في سجل المترددين لتسهيل الحصر اليومي في دفتر المترددين .
( 2 ) سجل واستمارة الاستعارة بسجل إحصاء النشاط الشهري
• يجب مطابقة أعداد الاستعارات و المترددين في كل منهما تمام الانطباق والرسوم البيانية وكذلك التحليل لها.
( 3 ) سجل إحصاء النشاط الشهري بسجلات ( المسابقات / لجنة المكتبة / الإذاعة
• إذا ذكر في التحليل ( العمل علي زيادة الاستعارات في احد الأقسام المعرفية ) فلابد من وجود زيادة فيها في الشهر التالي مع وجود محاولة الزيادة في السجل الخاص لها بمعني : إذا كان المقترح إعداد مسابقة علمية لزيادة الاستعارة في قسم العلوم البحتة مثلا فلابد من وجود هذه المسابقة في الشهر التالي ( وهذا ارتباط بين سجل إحصاء النشاط الشهري بسجل المسابقات )وإذا كان المقترح إعداد كلمة صباح متخصصة في مجال معين وليكن التاريخ مثلا فيجب وجود هذا المقال في الشهر التالي كدليل علي صدق المحاولة ( وهذا أيضا ارتباط آخر بين سجل إحصاء النشاط الشهري و سجل إذاعة المكتبة ) وإذا كان المقترح إعداد مجلة حائط متخصصة في موضوع معين , فلابد من وجود هذا العدد وهكذا . وفي نفس هذا المجال فليس من المعقول أن يتم إعداد مسابقة أو تنفيذ أي نشاط آخر دون أن تقرها لجنة المكتبة في الاجتماع الشهري لها أو في احد الاجتماعات الطارئة , ولابد من ورود هذا النشاط أو ذاك في جدول الأعمال المراد مناقشته أو إقراره. وهنا نلاحظ الارتباطات بين السجلات المختلفة .
• وفي حالة عدم النجاح في الوصول إلي زيادة في الاستعارات يذكر السبب في المعوقات عند التحليل مع تجنب تكرار نفس المعوقات في الشهر الذي يليه مع مواصلة المحاولات بطرق أخري حتى الوصول إلي الحل الامثل للمشكلة والنجاح في الزيادة المرجوة و يمكنك الاستعانة بالتوجيه في حالة الفشل التام لوصولك للحل.
( 4 )وإذا وصلنا إلي سجل الندوات /المحاضرات / المناظرات و ارتباط كل منهم بسجل إحصاء النشاط الشهري , الاحاطة الجارية , سجل الخطة العامة ,سجل لجنة المكتبة
• وحتى تتضح الفكرة يجب أن تعرض علي النحو الأتي :
** أولا يتم وضع الخطة العامة لجميع ما يهم المكتبة خلال العام الدراسي ( شؤون مالية / إدارية /فنية –وهو التصنيف و الفهرسة /أنشطة ) موزعة علي اشهر العام الدراسي بحيث يشمل كل شهر (( شؤون مالية / إدارية فنية –وهو التصنيف و الفهرسة /أنشطة ) ويسمي سجل الخطة العامة .
** بعد ذلك يتم مناقشة هذه الخطة في الاجتماع الأول للجنة المكتبة من خلال جدول الأعمال قبل بدء العام الدراسي وإقرارها في محضر الجلسة
** وبعد هذا الإقرار يبدأ أمين المكتبة تنفيذ الخطة العامة , كل نشاط في السجل المخصص له
** وهنا يجب التنويه إلي سجل الاحاطة الجارية والذي يحتوي علي جميع صور الاحاطة التي قام بها أمين المكتبة لإعلام المستفيدين بهذا النشاط ( صور الإعلانات عنه سواء بالإذاعة أو الملصقات الورقية
** وفي نهاية كل شهر يتم إثبات كل هذه الأنشطة في سجل إحصاء النشاط الشهري .
ومما سبق نجد أن النشاط الواحد (سجل الندوات /المحاضرات / المناظرات /الإذاعة / المعارض / تبادل الزيارات /المسابقات / المعسكرات / خدمة البيئة /جماعات أصدقاء المكتبة /حصة المكتبة / خدمة المناهج /صحافة المكتبة) متطابق مع كل من :-
 سجل الخطة العامة .
 سجل الاحاطة الجارية .
 سجل إحصاء النشاط الصيفي .
 سجل لجنة المكتبة .
 سجل المترددين( لتسجيل الاجتماعات وتنفيذ الندوات / المحاضرات / المناظرات /حصة المكتبة )
كيفية الارتباط :-
• فعلي سبيل المثال يذكر في الخطة إعداد ندوة خلال شهر .........علي أن تدور حول موضوع ...... ( و هو نفس عنوان الندوة المنفذة في السجل)...............(سجل الندوات)
• وبالتالي يتم مناقشة ذلك في محضر جلسة لجنة الكتبة .......................(سجل لجنة المكتبة)
• يتم الإعلان عن النشاط عن طريق جماعة إذاعة المكتبة و جماعة الدعاية و الإعلان بالمكتبة و وضع بعض ألافتات لإعلانية داخل المكتبة و خارجها (ويتم ذكر هذا في محضر كل جماعة علي حدة و تدوين ذلك في جدول الأعمال - ومحضر الجلسة وكذلك في أهم الإنجازات ( انظر سجلات جماعات اصد فاء المكتبة و خاصة جماعة الإذاعة - جماعة الدعاية و الإعلان ) .......(.سجل جماعة الإذاعة / سجل جماعة الدعاية و الإعلان)
• وعقب تنفيذ الندوة ( علي سبل المثال ) يتم تسجيلها في سجل إحصاء النشاط الشهري مع وضع اسم النشاط و تاريخه...................(.سجل إحصاء النشاط الشهري )
• .ثم يأتي دور سجل الاحاطة الجارية فيدون فيه الصور التي تم بها النشاط ( انظر إلي سجل الاحاطة لمعرفة كيفية التسجيل .............................(.سجل الاحاطة الجارية )
• وأخيرا يجب الاهتمام بملف السجل حيث يعتبر مكملا له ففي هذا الملف يتم إيداع احد أو بعض أو كل مما يأتي طبقا لما يتطلبه كل سجل ( قائمة ببليوجرافية - أسئلة الطلاب في الندوة ......... الخ
( 5 )سجل الميزانية و سجلات : المسابقات / المشاركة المجتمعية/ الندوات /المحاضرات / المناظرات
سجل الميزانية يعتبر واحدا من اخطر السجلات بالمكتبة لذا فهو ذو صلة بكل نشاط يتم في المكتبة و نفذ عن طريق الصرف عليه
** ومن هنا جاء ارتباط سجل المسابقات بسجل الميزانية حيث يتم شراء الجوائز في المسابقات لذا وجب ذكر ما تم صرفه علي كل مسابقة علي حدة في سجل الميزانية مع وضع صورة الفاتورة في ملف المسابقات .
** أما توثيق الأعمال و الأنشطة كما ذكرنا ( أي تم الصرف عليها من ميزانية المكتبة ) فتوضع صورة الفاتورة في ملف سجل النشاط وكذلك الأمر بالنسبة للمعسكرات و الندوات /المحاضرات / المناظرات
** يأتي دور سجل المشاركة المجتمعية , فمن المعروف للمشاركة المجتمعية لها ثلاث أوجه للمشاركة
- الأولي عينية أي علي هيئة منقولات و ما شابه ( أثاث - مفروشات ....الخ )
- إما الثانية فهي الكتب وهذان النوعان لهما طريقة واحدة ألا و هي حفظ أذون الإضافة في ملف سجل المشاركة المجتمعية. (( انظر الملف ))
- ما الثالثة فهي بيت القصيد وهي المشاركة نقدا فما هو التصرف السليم ؟
( 1 ) عقب المشاركة ( التبرع ) يتم استخراج قسيمة ( 123 ع ح ) وتقدم للمتبرع
( 2 )يقوم أمين المكتبة باستلام صورة من هذه القسيمة ويتم حفظها في ملف المشاركة المجتمعية.كما يتم إثبات ذلك في سجل الميزانية.
وهكذا فإننا نجد أن جميع السجلات مكملة لبعضها وليس هناك سجل مستقل بذاته سواء السجلات الرئيسية أو الفرعية

السلام عليكم
ارجو قبول مساهمتي هذه في كيفية ننفبذ الجرد السنوي علي الوجه السليم
( 3 ) ملف الجرد السنوي
محتوي ملف الجرد السنوي

(مراحل الإعداد للجرد)

• يقوم أمين المكتبة بالمطالبة بالكتب التي تمت استعارتها من قبل سواء للعاملين أو الطلاب قبل إجراء الجرد بمدة كافية .عند استكمال إرجاع الكتب المستعارة ( وقد يتبقى عدد منها لدي بعض العاملين بالمدرسة وفي هذه الحالة تعتبر هذه الكتب موجودة ما دامت مسجلة في سجل الاستعارات ) .
• يتقدم أمين المكتبة بطلب لمدير المدرسة لإجراء الجرد السنوي
• يقوم مدير المدرسة بإعداد وتشكيل لجنة الجرد وهم دائما من أعضاء لجنة المكتبة .
• يحرر محضر تشكيل لجنة الجرد مبينا عليه موعد بدء و انتهاء الجرد ويوقع عليه من الجميع مع اعتماده من مدير المدرسة وهو المستند رقم (1)

مرحلة الجرد الفعلي

• يقوم أعضاء لجنة الجرد بجرد المكتبة جردا فعليا .
• بعد الانتهاء يتم إعداد كشوف مستقلة بأسماء الكتب المستهلكة وكشوف أخري بأسماء الكتب الفاقدة .
م-- الرقم العام-- اسم الكتاب --اسم المؤلف --الثمن-- ملاحظات
• ضرورة أن يكون عدد الكتب المشتراة خلال العام أكثر من عدد الكتب المراد استهلاكها
• ضرورة التأكد من النسب القانونية للمستهلك /الفاقد .
• يحظر ترك الكتب المستهلكة داخل المكتبة بعد الموافقة علي الاستهلاك .

مرحلة الإجراءات المالية و الإدارية

• بعد الانتهاء من الجرد وحصر الكتب بالطريقة سالفة الذكر يتم تحرير محضر بذلك (المحضر الوزاري ) موقع عليه من أمين المكتبة ولجنة الجرد ويعتمد من مدير المدرسة .
• محضر الجرد من اصل و صورتين , يتم حفظ احد الصور بالمكتبة مؤقتا لحين الاعتماد –وترسل الأصل و صورة واحدة لتوجيه المكتبات للفحص من الموجه المتابع والموجه الأول اعتمادها من مدير عام الإدارة .
• يرسل الأصل للمدرسة للعمل به و يحتفظ التوجيه بالصورة (المستند الثاني ) .
• فور استلام المدرسة للجرد يتم تسليمه لامين المكتبة لخصم الكتب من اليومية .
• يتم الخصم بوضع خط احمر بالمسطرة علي بيانات الكتاب مع عدم طمس هذه البيانات وبقائها واضحة ابتداء من الرقم العام وصولا لنهاية السطر عدا خانة الملاحظات يدون فيه ( مستهلك عام .......) أو (فاقد عام ......)
• يتم حفظ الجرد في ملف الجرد السنوي .

حالات خاصة

• يتم وضع كشوف الكتب التي تم إرسالها لمدرسة أخري المخصومة أصلا من عهدة المكتبة , مع ضرورة حفظ أذون ( 111 ع ح ) الدالة علي الإرسال في ملف الجرد السنوي . أما أذون ( واحد ) حكومة فيتم وضعها في ملف الأذون .
• يضاف إلي كل ما سبق عرضه بيان إحصائي تحليلي لعملية الجرد

الخلاصة

مما سبق يمكن أن نلخص محتويات ملف الجرد السنوي غلي النحو الأتي :-
( 1 ) خطاب طلب إجراء الجرد .
( 2 ) كشوف الجرد(فاقد/مستهلك).
( 3 ) محضرا لجرد
( 4 ) كشوف وأذون 111ع ح للكتب المرسلة لمدرسة أخري(إن وجدت ).
( 5 ) كشوف الكتب المستبعدة .
( 6 ) بيان إحصائي تحليلي للجرد السنوي في ورقة مستقلة وهو علي النحو الآتي .
البيان التحليلي

أولا : بدأت فعاليات عملية الجرد في يوم الموافق / / 2000 و انتهت عملية الجرد في يوم الموافق / / 2000 وقد تبين الآتي :-
1- آخر رقم في اليومية : ( )
2- الرصيد الفعلي قبل الجرد : ( )
3- عدد الكتب الفاقدة : ( ) كتاب
4- عدد الكتب المستهلكة ( ) كتاب
5- عدد الكتب المستبعدة ( ) كتاب
6- كتب منقولة إلي مدرسة أخري ( ) كتاب
7- كتب تم خصمها لأسباب أخري وهي ( ) عدد الكتب ( ) .
جملة الكتب التي تم خصمها من عهدة المكتبة هذا العام = كتاب.
ثانيا : تم تزويد المكتبة هذا العام بعدد ( ) كتاب علي النحو الآتي :-
1- كتب مشتراة ( )
2- كتب مهداه ( ) كتاب
3- كتب واردة من الوزارة – التزويد المركزي ( ) كتاب
4- مصدر آخر وهو .......................... ) عدد ( ) كتاب .
جملة الكتب المضافة إلي العهدة هذا العام = كتاب .
وعليه يتبين من حركة التزويد و الخصم الآتي :-
1- إجمالي عدد الكتب التي تم إضافتها ( كتاب ) إلي عهدة المكتبة أكثر من الكتب المخصومة ( كتاب) هذا العام وذلك ترجع إلي :-......................................... .........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
2- إجمالي عدد الكتب التي تم إضافتها ( كتاب ) إلي عهدة المكتبة اقل من الكتب المخصومة ( كتاب) هذا العام وذلك ترجع إلي :-...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
3- نسبة الفاقد = % 4- نسبة المستهلك = %
5- أصبح الرصيد الفعلي بعد الجرد هو : كتاب
6-يوجد عدد كتاب في حاجة إلي تجليد
7- يوجد عدد كتاب في حاجة إلي ترميم
اللجنة الاسم التوقيع
(1)...................................... .................................
(2)...................................... .................................
(3)...................................... .................................
(4)...................................... .................................
أمين المكتبة يعتمد / مدير المدرسة

مجهود رائع أستاذ حسني عبد الفتاح